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[クイックパーツ] 定型的内容 (テキスト・画像・表) 挿入の簡易化

■ 挿入 > クイックパーツ により、定型的内容の挿入を簡易化可能。
定型的内容例) テキスト、画像、表

■ 定型的内容作成→クイックパーツへの登録→クイックパーツ挿入の流れ
テキストの場合)
① メール本文編集画面にて雛形化する文章を入力後、当該文章全体を選択し、
  [リボン] 挿入→テキスト→クイックパーツ→選択範囲をクイックパーツギャラリーに保存
1_登録用文章作成
2_登録用文章選択
3_選択範囲をクイックパーツギャラリーに保存

② 新しい文書パーツの作成にて、名前及び分類(新規作成可)を登録
→ ギャラリーはクイックパーツに登録するのがオススメ (後述)。
4_新しい文書パーツの作成

③ 新規作成状態にて、
  [リボン] 挿入→テキスト→クイックパーツを選択すると、
  登録済クイックパーツを挿入可能。
5_新規作成状態
6_クイックパーツ呼び出し
7_クイックパーツ挿入

④ クイックパーツを編集・削除
[リボン] 挿入→テキスト→クイックパーツにて、
何でも良いので、クイックパーツ上で右クリック
→メニュー内の整理と削除を選択→文書パーツオーガナイザにて編集・削除する。
8_文書パーツオーガナイザ 


ちなみに、
新しい文書パーツの作成画面内のギャラリーを ”定型句” に登録すると、
クイックパーツ挿入時にプレビューされない為、
右クリックメニュー→整理と削除から文書パーツオーガナイザを開き、
当該文書を選択後、挿入ボタンを押さなくてはならないので非常に面倒。
9_新しい文書の作成(定型句) 
10_文書パーツオーガナイザからの挿入 


画像・表の場合)
① テキストの場合と同様、雛形登録する内容を入力・選択し、
  [リボン] 挿入→テキスト→クイックパーツにて、選択範囲をクイックパーツ ギャラリーに保存
  以降、同様。
11_画像・表をクイックパーツ登録 

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[検索フォルダ] メール仕分け負荷大幅軽減

■ 検索フォルダを利用することにより、
  ユーザー側でのメール仕分け負荷を大幅に軽減出来る。
→ メール実体を格納している訳ではなく、
  検索結果のみを保存しているのか、仮想的なフォルダのような感じ。
  (検索フォルダを削除する際に、メール自体は削除されないと案内が出る。)
  → 後々の検索の為に、フォルダにメール仕分けするのは作業的に非常に負荷が大きいが、
    検索フォルダ機能であれば、検索したい時に検索したい内容にて、柔軟に検索実行・検索結果保持が可能。
    (検索条件を変更したければ消して作成し直せばよい (実体は削除されないので))
⇒ 検索結果を保存しておく、という非常に素晴らしい概念!!!

MSO::OUTLOOK::検索フォルダ 

<事例>
例1) 自分が送信したメール
→ カスタム検索フォルダを作成する、にて差出人に自分を登録する。
  → 送信トレイをわざわざ作成する必要が無くなる (これだけでメール仕分けが単純に半分に!!!)

例2) 定例等の開催案内・議事録メール
→ 特定の文字を含むメール、にて定例等の名前を登録する。
  → 例えば、会議関連::各定例というフォルダ構成ではなく、
    会議関連というトップフォルダのみ作成しておき、
    検索フォルダにて定例名を含む定例毎の検索フォルダを作成すれば、
    フォルダ階層を辿ってメール仕分けする作業負荷が無くなる (会議関連に放り込むだけ!!!)

例3) 添付ファイルのあるメール
→ 添付ファイルのあるメール、にて添付ファイル有のメールのみを抽出可能。
  → 検索::詳細オプションにて、添付ファイル有のメールをわざわざ検索する必要が無くなる。

例4) 特定の人と交換したメール
→ 特定の人と交換したメール、にて宛先または差出人を限定可能。
  → 検索::詳細オプションにて、宛先または差出人にてわざわざ検索する必要が無くなる。
    (進捗管理や履歴調査の為にしばらくの間、何度か検索する際の手間が全く不要になる!!!)

例5) 特定の人からのメール
→ 特定の人からのメール、にて差出人を限定可能。
  → 検索::詳細オプションにて、差出人にてわざわざ検索する必要が無くなる。
    (進捗管理や履歴調査の為にしばらくの間、何度か検索する際の手間が全く不要になる!!!)


参考文献:
■ MS Support はちらほら散見されるものの、Tipsとして挙げている個人ページは殆ど見当たらない。